Lexikon · Aktualisiert am 14. Oktober 2026
Function Sheet: Ablaufblatt für Veranstaltungen
Ein Function Sheet ist ein Ablaufblatt für eine Veranstaltung, das alle Angaben für Küche, Service und Technik auf einer Seite zusammenfasst. In Hotels heißt es auch Banquet Event Order (BEO).
Erklärung
Bei Feiern, Firmenessen und Hochzeiten laufen viele Informationen zusammen: Gästezahl, Räume, Menü, Getränke, Zeiten, Wünsche. Ohne ein gemeinsames Dokument wissen Küche, Service und Chef unterschiedliche Dinge. Das Function Sheet ist die eine Quelle, an der sich alle orientieren.
Es entsteht nach der Zusage des Angebots und wird vor der Veranstaltung mit dem Gastgeber abgestimmt. Wer die Veranstaltung betreut, erstellt es, und das Team bekommt es spätestens beim Briefing.
- Veranstaltung: Anlass, Datum, Ansprechperson mit Telefonnummer.
- Zeiten: Aufbau, Empfang, Essen, Ende, Abbau.
- Raum: Bestuhlung, Tischform, Deko, Technik, Garderobe.
- Menü und Getränke: Gänge, Auswahl, Allergien und Unverträglichkeiten, Getränkepakete.
- Personal: Anzahl und Aufgaben in Küche und Service.
- Abrechnung: Preis pro Person, Anzahlung, Zusatzleistungen und was am Abend extra berechnet wird.
Beispiel aus dem Alltag
Eine Familie feiert einen 60. Geburtstag für 40 Personen. Das Function Sheet nennt: Samstag, Empfang um 17:30 Uhr mit Sekt, Essen um 18:30 Uhr als Menü in drei Gängen mit einer vegetarischen Variante, zwei Gäste mit Nussallergie, Tischform U, Beamer für eine Diashow. Der Service sieht auf einen Blick, wann was kommt, und die Küche weiß, wie viele Portionen von welcher Variante nötig sind.
Häufige Fragen
Was ist ein Function Sheet?
Ein Dokument, das alle Daten einer Veranstaltung für Küche, Service und Technik bündelt, damit alle denselben Stand haben.
Was steht in einem Function Sheet?
Anlass und Ansprechperson, Zeiten, Raum und Bestuhlung, Menü, Getränke und Allergien, Personal, Technik sowie die Abrechnung.
Wer erstellt das Function Sheet?
Die Person, die die Veranstaltung betreut, meist Eventmanagement, Restaurantleitung oder Service. Der Gastgeber bestätigt es, das Team bekommt es zum Briefing.