Kaffeehaus eröffnen in Österreich: Gewerbe, Kosten

Die Antwort in Kürze

Ein Kaffeehaus oder Café ist in Österreich ein reglementiertes Gastgewerbe: Du brauchst eine Gewerbeanmeldung mit Befähigungsnachweis (oder einen gewerberechtlichen Geschäftsführer) und für die Räume in der Regel eine Betriebsanlagengenehmigung, bevor du aufsperrst. Eine eigene Schankerlaubnis gibt es nicht, die Gewerbeberechtigung deckt auch Alkohol ab. Die Betriebsart, die Sperrstunde und Details zu Gastgarten und Jugendschutz hängen vom Bundesland und der Gemeinde ab, frag deshalb bei der Bezirksverwaltungsbehörde und im WKO Gründerservice nach.

Welches Café-Konzept trägt?

Ein Café lebt von Stammgästen. Das Konzept entscheidet, ob sie wiederkommen: klassisches Kaffeehaus mit Zeitungen und Mehlspeisen, Specialty Coffee mit kleiner Karte, Frühstückscafé, Café mit Mittagstisch oder Café-Bar mit Abendgeschäft. Jedes hat eigene Stoßzeiten, andere Räume und andere Kosten.

Schreib das Konzept auf eine Seite: Gäste, Angebot, Preisniveau, Öffnungszeiten, Besonderheit. Frag dich ehrlich, was dich von den drei nächsten Cafés unterscheidet. „Guter Kaffee“ reicht nicht, das behauptet jedes Café.

Der Bon ist klein, du brauchst viele Gäste am Tag. Lage und Öffnungszeiten sind deshalb wichtiger als die Größe der Karte.

Gewerbe und Befähigungsnachweis

Das Gastgewerbe ist in Österreich ein reglementiertes Gewerbe nach der Gewerbeordnung. Du meldest es bei der Bezirksverwaltungsbehörde an (Bezirkshauptmannschaft, in Statutarstädten der Magistrat, in Wien das Magistratische Bezirksamt). Die Anmeldung läuft auch elektronisch über das WKO Gründerservice. Eine Anmeldegebühr nennen die gelesenen WKO-Seiten nicht.

Voraussetzungen laut WKO: Mindestalter 18 Jahre, Staatsbürgerschaft eines EU/EWR-Staats oder Gleichstellung und keine Ausschlussgründe, zum Beispiel bestimmte Verurteilungen. Dazu kommt der Befähigungsnachweis nach der Gastgewerbeverordnung: eine festgelegte Lehre oder Ausbildung, bestimmte Schulabschlüsse mit einem Praktikum von 12 Wochen oder die Befähigungsprüfung. Ein Studium allein genügt seit dem 15. März 2024 nicht mehr. Hast du den Nachweis nicht, kannst du einen gewerberechtlichen Geschäftsführer bestellen, der ihn hat.

Für sehr kleine Betriebe gibt es freie Tätigkeiten ohne Befähigungsnachweis, zum Beispiel einfache Speisen und alkoholfreie Getränke mit bis zu 8 Sitzplätzen. Auch sie musst du anmelden. Prüfe vorab bei der Behörde, ob dein Konzept darunter fällt.

Mit der Gewerbeberechtigung wirst du Pflichtmitglied der Wirtschaftskammer (WKO). Für Neugründer entfällt laut WKO die Grundumlage im ersten Jahr.

Betriebsart und Betriebsanlage

Bei der Anmeldung legst du die Betriebsart fest, zum Beispiel Kaffeehaus, Restaurant, Imbissstube oder Bar. Sie bestimmt unter anderem die Sperrstunde. Eine spätere Änderung musst du melden, das kostet laut USP keine Gebühr. Willst du neben dem Café eine Bar führen, brauchst du dafür ein eigenes Gewerbe.

Die Räume brauchen in der Regel eine Betriebsanlagengenehmigung. Sie ist ein eigenes Verfahren und muss vor dem Betrieb vorliegen, die Gewerbeanmeldung allein reicht nicht. Für kleine Betriebe gibt es ein vereinfachtes Verfahren. Die Entscheidungsfrist nennt die WKO mit 2 Monaten, der gelesene Gesetzestext nannte noch 3 Monate: frag bei der Behörde nach. Unvollständige Unterlagen sind laut WKO die häufigste Ursache für Verzögerungen.

Ob für deine Räume eine Nutzungsänderung nach Baurecht nötig ist, ist Landesrecht und war nicht Teil unserer Recherche. Klär das mit Bauamt und Vermieter, bevor du den Mietvertrag unterschreibst.

Registrierung und Reihenfolge

Die Schritte sind meist dieselben, die Stellen unterscheiden sich je nach Bundesland und Gemeinde.

Befähigungsnachweis klären oder einen gewerberechtlichen Geschäftsführer bestellen.
Gewerbe anmelden (Bezirksverwaltungsbehörde, WKO Gründerservice hilft beim elektronischen Antrag).
Betriebsanlagengenehmigung beantragen und abwarten, erst danach aufsperren.
Als Lebensmittelbetrieb bekannt sein: Betriebe im Gewerberegister gelten laut einer Tiroler Behördenseite als registriert, ob das in jedem Bundesland gleich läuft, haben wir nicht geprüft. Frag die Bezirksverwaltungsbehörde.
Mitarbeiter vor Arbeitsbeginn elektronisch über ELDA bei der Krankenversicherung (ÖGK) anmelden.
Registrierkasse mit Sicherheitseinrichtung bei FinanzOnline registrieren, sobald die Pflicht greift.

Neugründer können mit dem Formular NeuFö2 Stempelgebühren und Bundesverwaltungsabgaben sparen, die direkt durch die Gründung entstehen. Mietverträge sind davon ausgenommen.

Sperrstunde, Rauchverbot und Jugendschutz

Die Sperrstunde legt der Landeshauptmann je Betriebsart per Verordnung fest, die Gemeinde kann für einen einzelnen Betrieb andere Zeiten zulassen. Das Beispiel Niederösterreich nennt für Restaurants 02:00 Uhr und für Imbissbetriebe 24:00 Uhr. Das ist nur ein Beispiel, in deinem Bundesland kann es anders sein.

Rauchen: Die Gastronomie ist seit 1. November 2019 in allen Gästebereichen rauchfrei, Außenbereiche sind ausgenommen.

Jugendschutz ist Landesrecht, die Altersgrenze für Alkohol liegt je nach Getränk und Bundesland bei 16 oder 18 Jahren. Wer Alkohol ausschenkt, muss außerdem mindestens zwei kalte alkoholfreie Getränke anbieten, die pro Liter nicht teurer sind als das billigste kalte alkoholische (Gewerbeordnung § 112). Frag bei Bezirksverwaltungsbehörde oder WKO nach den Regeln deines Bundeslandes.

Gastgarten und Musik

Ein Gastgarten (Schanigarten) ist nur anzeigepflichtig, wenn alle Bedingungen zutreffen: höchstens 75 Sitzplätze, nur Service ohne Kochen, keine Musik und Betrieb zwischen 8:00 und 23:00 Uhr auf öffentlichem Grund oder 9:00 und 22:00 Uhr auf privatem Grund. Sonst brauchst du eine Betriebsanlagengenehmigung. Auf öffentlichem Grund kommt die Genehmigung der Gemeinde dazu, die Gebühr je angefangenem Quadratmeter legt jede Gemeinde selbst fest.

Spielst du Musik oder Radio für Gäste oder zeigst du Fernsehen, brauchst du eine Lizenz der AKM, der österreichischen Verwertungsgesellschaft. Hintergrundmusik, Fernsehen und Live-Musik sind getrennte Tarife. Ob zusätzlich eine Lizenz für Aufnahmen (LSG/VAM) fällig wird, haben wir nicht geprüft: frag bei der AKM nach.

Allergene, Preise und Hygiene

Für offene Speisen und Getränke musst du die 14 Hauptallergene angeben. Das geht schriftlich, zum Beispiel auf der Karte, oder mündlich, dann muss geschultes Personal Auskunft geben und ein gut sichtbarer Hinweis muss darauf aufmerksam machen. Die WKO empfiehlt die schriftliche Form mit Kurznamen oder Buchstabencodes.

Preislisten für Speisen und Getränke müssen die Gäste vor der Bestellung sehen. Wer regelmäßig warme Speisen anbietet, braucht eine Speisenpreisliste beim Eingang, außer die Preise sind in gut sichtbaren Listen im Gastraum lesbar (Preisauszeichnungsgesetz § 6).

Wer Lebensmittel anfasst, bekommt zu Beginn und danach jährlich eine schriftliche und mündliche Gesundheitsbelehrung, die der Betrieb unterschrieben aufbewahrt. Ein Gesundheitszeugnis nennen die gelesenen Quellen nicht. Dazu kommen laut WKO Reinigungsplan, tägliche Kühltemperatur-Kontrolle und Schädlingsbekämpfung.

Kalkulation und Umsatzsteuer im Café

Speisen im Lokal und zum Mitnehmen sind aus der Anlage 1 des Umsatzsteuergesetzes mit 10 Prozent besteuert. Alkoholische Getränke zahlen 20 Prozent. Bei alkoholfreien Getränken ist es meist ebenfalls der Normalsatz von 20 Prozent, ausgenommen sind laut Anlage 1 zum Beispiel Wasser und bestimmte Milchgetränke. Welche Kaffeespezialität mit Milch darunter fällt, haben wir nicht geklärt, das liest sich aus einer Warenliste und nicht aus einer Ministeriumsauskunft. Frag deine Steuerberatung.

Das Rechenbeispiel ist erfunden und zeigt nur den Rechenweg. Ein Stück Torte steht mit 4,50 Euro auf der Karte, Speisen zahlen 10 Prozent.

Brutto 4,50 Euro geteilt durch 1,10 ergibt netto rund 4,09 Euro.
Wareneinsatz: Zutaten und Verpackung kosten zusammen zum Beispiel 1,10 Euro.
1,10 geteilt durch 4,09 ergibt rund 27 Prozent Wareneinsatz.
Von den rund 2,99 Euro, die bleiben, bezahlst du Personal, Miete, Energie und alles andere.

Die Preise auf der Karte sind Bruttopreise. Stelle in der Kasse den Steuersatz je Artikel ein und kalkuliere jede Tasse und jedes Stück auf dem Nettopreis. Kleinunternehmer sind bis 55.000 Euro Umsatz im Vorjahr von der Umsatzsteuer befreit (UStG § 6).

Die Registrierkassenpflicht gilt, sobald der Jahresumsatz 15.000 Euro netto und der Barumsatz 7.500 Euro netto überschreiten. Karten- und Handyzahlungen zählen als bar. Jede Kasse braucht eine Sicherheitseinrichtung, jeder Barumsatz einen Beleg. Ein Verstoß kann bis zu 5.000 Euro kosten.

Kosten und Personal

Ein verbindlicher Gesamtpreis für die Eröffnung eines Cafés existiert nicht. Die WKO veröffentlicht Investitionsrichtwerte 2024 (netto, von einer Beratungsfirma geliefert): 4.600 bis 5.600 Euro je Sitzplatz im gutbürgerlichen Gastraum inklusive Bar, Kleinmöbeln und Gedeck, eine einfache Theke 2.950 bis 3.150 Euro je Laufmeter. Einzelne Projekte weichen stark ab, Kaffeetechnik und Kühlung sind darin nicht eigens ausgewiesen. Hol mindestens drei Angebote ein.

Für Beschäftigte gibt es in Österreich keinen gesetzlichen Mindestlohn. Maßgeblich ist der Kollektivvertrag für das Hotel- und Gastgewerbe, laut WKO steigen die Löhne und Gehälter ab 1. Oktober 2026 im Schnitt um rund 3 Prozent. Die Lohntabellen unterscheiden sich je nach Bundesland, nimm immer die aktuelle Lohnordnung deines Landes.

Wer von der Arbeitslosigkeit aus gründet, findet beim AMS das Unternehmensgründungsprogramm, und für Neugründer mit Personal gibt es innerhalb von drei Jahren eine Lohnnebenkostenbefreiung. Förderungen der Österreichischen Hotel- und Tourismusbank (ÖHT) und der Länder ändern sich, die Bedingungen klärst du direkt dort.

Status und Quellen

Stand 16. Oktober 2026, Quellen unten, keine Rechtsberatung. Österreichisches Recht in Bundes- und Landeszuständigkeit: Sperrstunde, Jugendschutz, Betriebsanlage im Detail und Baurecht unterscheiden sich je nach Bundesland und Gemeinde. Kläre alles mit Bezirksverwaltungsbehörde und WKO, bevor du handelst. Quellen:

WKO: Die Gastgewerbeberechtigung (Stand 23.03.2024) (https://www.wko.at/tourismus-freizeitwirtschaft/gastronomie/die-gastgewerbeberechtigung)
WKO Niederösterreich: Betriebsarten im Gastgewerbe (https://www.wko.at/noe/tourismus-freizeitwirtschaft/gastronomie/gastgewerbe-betriebsarten)
USP: Änderung Aufsperrstunde/Sperrstunde im Gastgewerbe (https://www.usp.gv.at/themen/brancheninformationen/gastronomie-und-tourismus/aufsperrstunde-sperrstunde.html)
USP: Genehmigung eines Gastgartens (Schanigartens) (https://www.usp.gv.at/themen/brancheninformationen/gastronomie-und-tourismus/gastgarten.html)
USP: Rauchverbote in der Gastronomie (https://www.usp.gv.at/themen/brancheninformationen/gastronomie-und-tourismus/rauchverbote-gastronomie.html)
WKO: AKM, Musik und Fernsehen in der Gastronomie (19.06.2026) (https://www.wko.at/branchen/w/tourismus-freizeitwirtschaft/kaffeehaeuser/AKM-Musik-und-Fernsehen-in-der-Gastronomie.html)
USP: Allergenkennzeichnung in Gastronomiebetrieben (https://www.usp.gv.at/themen/brancheninformationen/gastronomie-und-tourismus/allergenkennzeichnung.html)
USP: Preisauszeichnung (PrAG § 6) (https://www.usp.gv.at/themen/brancheninformationen/gastronomie-und-tourismus/preisauszeichnung.html)
RIS: Umsatzsteuergesetz 1994, § 10 und Anlage 1 (Fassung vom 16.10.2026) (https://www.ris.bka.gv.at/GeltendeFassung.wxe?Abfrage=Bundesnormen&Gesetzesnummer=10004873)
WKO: Registrierkassenpflicht im Gastgewerbe (23.06.2026) (https://www.wko.at/oe/tourismus-freizeitwirtschaft/gastronomie/registrierkassenpflicht-im-gastgewerbe)
WKO: Kollektivvertragsabschluss Hotel- und Gastgewerbe 2026 (https://www.wko.at/kollektivvertrag/kollektivvertragsabschluss-hotel-gastgewerbe-2026)
WKO Fachverband Hotellerie: Investitionsrichtwerte 2024 (https://www.wko.at/oe/tourismus-freizeitwirtschaft/hotellerie/investionsrichtwerte)

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Häufige Fragen

Brauche ich für ein Café in Österreich einen Befähigungsnachweis?

Ja, das Gastgewerbe ist reglementiert. Du brauchst eine passende Ausbildung, einen Schulabschluss mit Praktikum oder die Befähigungsprüfung, oder einen gewerberechtlichen Geschäftsführer mit Nachweis. Für sehr kleine Betriebe mit bis zu 8 Sitzplätzen gibt es freie Tätigkeiten. Frag bei der Bezirksverwaltungsbehörde, was für dein Konzept gilt.

Brauche ich eine Schankerlaubnis für Wein oder Bier im Café?

Nein, eine eigene Erlaubnis für Alkohol gibt es nicht. Die Gewerbeberechtigung für das Gastgewerbe deckt Speisen und Getränke inklusive Alkohol ab. Der Jugendschutz des Bundeslandes und die Pflicht zu mindestens zwei kalten alkoholfreien Getränken gelten trotzdem.

Wie lange darf ein Café offen haben?

Die Sperrstunde legt der Landeshauptmann je Betriebsart fest, die Gemeinde kann für einen einzelnen Betrieb andere Zeiten zulassen. Frag die Gemeinde nach der Regel für deine Betriebsart und Adresse.

Wie viel Umsatzsteuer zahlt ein Café?

Speisen aus der Anlage 1 des Umsatzsteuergesetzes zahlen 10 Prozent, alkoholische Getränke 20 Prozent, alkoholfreie meist 20 Prozent, mit Ausnahmen wie Wasser und bestimmte Milchgetränke. Welcher Satz für deine Kaffeespezialität gilt, klärst du mit der Steuerberatung.

Muss ich im Café eine Registrierkasse haben?

Ja, sobald dein Jahresumsatz 15.000 Euro netto und dein Barumsatz 7.500 Euro netto übersteigen. Kartenzahlungen zählen als bar. Die Kasse braucht eine Sicherheitseinrichtung und muss bei FinanzOnline registriert sein.

Kaffeehaus oder Café eröffnen in Österreich: Gewerbe, Betriebsart und Kalkulation