Lập lịch làm việc công bằng: giữ đội ngũ hài lòng

Câu trả lời ngắn gọn

Một lịch làm việc công bằng theo những quy tắc ai cũng biết: nguyện vọng được thu thập sớm, cuối tuần chia luân phiên và thay đổi được báo trước đúng lúc. Đồng thời bạn xếp người theo doanh thu dự kiến, không theo thói quen. Nhờ vậy bạn tiết kiệm chi phí nhân sự và tránh cãi vã trong đội.

Vì sao sự công bằng trong lịch làm việc quan trọng

Trong ngành F&B, lịch làm việc là nơi kế hoạch vận hành biến thành đời sống hằng ngày của đội. Ai luôn bị xếp ca tối thứ Sáu thì sẽ nhớ. Ai chỉ biết lịch vào tối hôm trước thì không còn lên kế hoạch cho cuộc sống của mình. Nhân viên nghỉ việc thường bắt nguồn từ chính chỗ này, và tìm người thay cho đầu bếp và nhân viên phục vụ tốn thời gian lẫn tiền bạc.

Công bằng không có nghĩa là ai cũng nhận như nhau. Nó có nghĩa là người ta hiểu được vì sao ai đó làm lúc nào. Ai biết quy tắc thì chấp nhận cả một ca bất tiện. Ai không biết thì nghi ngờ có sự thiên vị.

Bước 1: Thu thập nguyện vọng và thời gian rảnh sớm

Một lịch tốt bắt đầu từ thông tin, không phải từ các ca. Hãy thu thập chúng trước khi bạn động đến lịch.

• Đặt một hạn chót cố định, chẳng hạn mười ngày trước đầu tuần hoặc đầu tháng. Nguyện vọng sau đó chỉ tính khi khẩn cấp.
• Hỏi nghỉ phép và lịch hẹn cố định tách riêng với ngày xin nghỉ, vì nghỉ phép là quyền, còn xin nghỉ chỉ là lời đề nghị.
• Ghi lại thời gian rảnh của từng người: ai chỉ làm được buổi tối, ai phải trông con, ai đang đi học và có tuần thi?
• Gom mọi thứ vào một chỗ, không để rải rác trong giấy nhớ, tin nhắn WhatsApp và trong đầu. Nếu không, nguyện vọng sẽ bị mất, và đúng điều đó khiến người ta thấy bất công.
• Phản hồi lại việc gì đã làm được và việc gì không. Một lời giải thích ngắn chỉ mất một phút và tránh được nhiều tranh cãi.

Bước 2: Xếp người theo doanh thu

Phần lớn lịch làm việc được làm từ lịch tuần trước, không phải từ nhu cầu. Khi đó thứ Ba và thứ Sáu có số người như nhau, dù thứ Sáu khách đông gấp đôi. Điều này thiệt cho cả hai phía: thứ Sáu đội quá tải, thứ Ba người đứng không, còn chi phí nhân sự thì cứ tăng.

Tốt hơn là suy ra số người từ số liệu. Hãy xem doanh thu và số khách của vài tuần gần đây theo từng ngày trong tuần và từng ca, bổ sung các lượt đặt bàn, sự kiện và thời tiết, rồi từ đó xác định số người tối thiểu.

Các con số trong ví dụ là giá trị bịa ra, bạn hãy thay bằng số của chính mình. Một cách định hướng đơn giản là doanh thu trên mỗi giờ làm. Chia doanh thu của một ca cho số giờ đã làm và so sánh qua nhiều tuần. Nếu nó dao động mạnh thì ca đó xếp người quá ít hoặc quá nhiều. Một tỷ lệ chi phí nhân sự bạn tự đặt cho quán của mình cũng giúp kiểm soát thêm.

Bước 3: Chia cuối tuần và ca muộn luân phiên

Những ca không ai thích mới là vấn đề công bằng thực sự: cuối tuần, ngày lễ, ca muộn, đóng cửa. Hãy chia chúng theo một hệ thống đơn giản, dễ thấy, thay vì theo nguyên tắc “ai không từ chối thì làm”.

• Đếm số cuối tuần và ca muộn của từng người trong vài tháng qua và giao ca tiếp theo cho người có ít nhất.
• Giao cho nhân viên toàn thời gian và bán thời gian gánh nặng như nhau theo tỷ lệ. Ai làm 20 giờ không cần đi làm cuối tuần cách tuần.
• Với ngày lễ, một lịch luân phiên hiệu quả: ai làm Giáng sinh thì nghỉ đêm giao thừa.
• Đề nghị bù đắp khi ai đó thường xuyên làm thay, ví dụ một ngày nghỉ liền hoặc ca theo ý muốn trong tháng sau.
• Đừng ưu ái ai lâu dài. Cả người làm lâu năm lẫn người được cưng cũng phải gánh phần của mình.

Bước 4: Công bố lịch sớm và quy định rõ việc thay đổi

Lịch chỉ có ích khi đội thấy nó đúng lúc. Nhiều quán công bố trước hai tuần, ngắn hơn là trường hợp khẩn cấp, không phải bình thường. Phải báo lịch trước bao lâu và xử lý thay đổi gấp ra sao thì nằm trong hợp đồng lao động và quy định pháp luật hiện hành. Khi còn nghi ngờ, hãy hỏi DEHOGA (hiệp hội khách sạn và nhà hàng Đức), công đoàn hoặc một luật sư chuyên ngành.

Hãy đưa lịch ra nơi mọi người thực sự nhìn thấy: trên điện thoại, không chỉ trên tờ giấy dán ở cửa bếp. Xác nhận mọi thay đổi bằng văn bản để còn biết ai đã thỏa thuận gì và khi nào. Điều đó bảo vệ cả bạn lẫn đội của bạn.

Đổi ca không hỗn loạn

Mọi người đổi ca với nhau, không ngăn được. Bạn chỉ có thể đưa nó vào khuôn khổ cố định để lịch không biến thành chỗ đồn đại.

1. 1 Quy định rằng được phép đổi khi số người vẫn đủ và cả hai đồng ý.
2. 2 Ai muốn đổi tự hỏi trong đội và báo việc đổi cho quản lý.
3. 3 Quản lý kiểm tra xem trình độ có phù hợp không: đổi một nhân viên thu ngân cho một học viên không được.
4. 4 Kiểm tra giờ nghỉ và giải lao của cả hai người trước khi đồng ý.
5. 5 Ghi việc đổi vào lịch và thông báo. Thỏa thuận miệng ở quầy không có giá trị.

Giờ làm, giải lao, giờ nghỉ và các quy định riêng cho người chưa thành niên được điều chỉnh bởi Arbeitszeitgesetz (luật thời giờ làm việc) và Jugendarbeitsschutzgesetz (luật bảo vệ lao động thanh thiếu niên). Cụ thể được phép gì không do bài này quyết định, mà do luật, hợp đồng tập thể và hợp đồng lao động của bạn. Thông tin có thể hỏi Berufsgenossenschaft (cơ quan bảo hiểm tai nạn lao động) của bạn, DEHOGA hoặc Gewerbeaufsichtsamt (cơ quan thanh tra lao động).

Minh bạch: viết ra quy tắc và cho xem số liệu

Cách mạnh nhất để chống lại mối nghi ngờ bất công là một tờ giấy ghi quy tắc. Hãy viết trên một trang: hạn nộp nguyện vọng, cách chia cuối tuần, cách đổi ca và khi nào lịch được công bố. Dán lên và gửi cho cả đội.

Ngoài ra, hãy cho xem mỗi người có bao nhiêu cuối tuần, ca muộn và giờ làm thêm. Khi số liệu công khai thì cuộc tranh luận thường kết thúc nhanh. Và nếu một con số không đúng, bạn tự thấy trước khi có ai nói ra.

Những lỗi thường gặp

Những mẫu sau xuất hiện ở hầu như mọi quán và dễ dàng bỏ được.

• Lịch được làm theo cảm tính và đổi ba lần trong tuần.
• Luôn là những người đó làm thay vì họ đáng tin cậy. Điều đó phạt những người đáng tin.
• Nhân viên mới nhận hết các ca xấu mà không ai nói ra.
• Đơn xin nghỉ phép được quyết định theo cảm tính. Hãy quy định ai xin trước hoặc bạn cân nhắc thế nào.
• Giờ làm thêm cứ tích lại mà không ai thấy, rồi cuối cùng bất ngờ được trả tiền hoặc bị xóa.

Câu hỏi thường gặp

Đọc tiếp

• Lập lịch làm việc → Công cụ miễn phí cho lịch tuần của bạn.
• AI trong ngành F&B: hôm nay nó thực sự làm được gì →
• Tránh no-show: để bàn của bạn không bị bỏ trống →
• Từ điển: Ca sáng →
• Từ điển: Ca chiều →