Gründung
Café eröffnen: Konzept, Kosten, Genehmigungen und Kalkulation
Redaktion tischlein · Aktualisiert am 15. Oktober 2026
Die Antwort in Kürze
Ein Café eröffnest du mit einem klaren Konzept, einem Standort mit Laufkundschaft, einer Gewerbeanmeldung und den Auflagen der Lebensmittelüberwachung. Ob du zusätzlich eine Gaststättenerlaubnis brauchst, hängt vor allem davon ab, ob du Alkohol ausschenkst und in welchem Bundesland du bist. Rechne mit mehreren Monaten Vorlauf und mit einer Reserve für die ersten Monate.
Welches Café-Konzept trägt?
Ein Café lebt von Wiederkehrern. Das Konzept entscheidet, ob sie kommen: Specialty Coffee mit kleiner Karte, Frühstückscafé, Konditorei mit Torten, Café mit Mittagstisch oder Bar-Café mit Abendgeschäft. Jedes Konzept hat eigene Stoßzeiten, andere Räume und andere Kosten.
Schreib das Konzept auf eine Seite: Zielgruppe, Angebot, Preisniveau, Öffnungszeiten, Besonderheit. Frag dich ehrlich, was dich von den drei nächsten Cafés unterscheidet. „Guter Kaffee" reicht nicht, denn das behauptet jedes Café.
Cafés haben eine niedrigere Wareneinsatzquote als viele Küchenbetriebe, brauchen aber viele Gäste pro Tag, weil der Bon klein ist. Das macht die Lage und die Öffnungszeiten wichtiger als die Größe der Karte.
Standort und Räume
Laufkundschaft ist beim Café der wichtigste Standortfaktor. Zähl an einem Werktag und an einem Samstag zu verschiedenen Uhrzeiten Passanten vor dem Objekt. Sieh dir an, ob Büros, Hochschulen, Praxen oder Wohngebiete in der Nähe liegen, denn sie bestimmen, wann dein Café voll ist.
Klär vor der Unterschrift unter den Mietvertrag, ob die Räume gastronomisch genutzt werden dürfen. Das Bauamt sagt dir, ob eine Nutzungsänderung nötig ist. Prüfe außerdem Toiletten, Zugang, Lüftung und Lärmschutz, und frag nach einer Außenfläche. Eine Terrasse braucht in vielen Städten eine eigene Sondernutzungserlaubnis.
Als Faustregel nennen Gastro-Ratgeber, dass die gesamten Raumkosten inklusive Nebenkosten etwa 10 bis 12 Prozent des Umsatzes nicht übersteigen sollen. Das ist kein Gesetz, aber ein guter Prüfstein: Rechne rückwärts, wie viele Tassen und Stücke Kuchen du für die Miete verkaufen musst.
Genehmigungen und Anmeldungen
Die Reihenfolge ist fast immer dieselbe. Die Stellen können sich je nach Stadt unterscheiden, deshalb gilt am Ende die Auskunft vor Ort.
- Gewerbeanmeldung beim Gewerbeamt der Stadt oder Gemeinde.
- Anmeldung als Lebensmittelbetrieb bei der Lebensmittelüberwachung (Veterinär- oder Ordnungsamt), meist bevor du eröffnest.
- Belehrung nach Infektionsschutzgesetz (§ 43 IfSG) beim Gesundheitsamt für alle, die mit Lebensmitteln arbeiten. Die Bescheinigung darf bei Arbeitsbeginn nicht älter als drei Monate sein.
- Gaststättenerlaubnis oder Anzeige, falls du Alkohol ausschenkst. Mehr dazu im nächsten Abschnitt.
- Anmeldung beim Finanzamt, bei der Berufsgenossenschaft und für Beschäftigte bei der Sozialversicherung.
Dazu kommen je nach Konzept die Genehmigung für Außenbestuhlung, die Anmeldung bei der GEMA, wenn du Musik spielst, und der Rundfunkbeitrag.
Brauchst du als Café eine Gaststättenerlaubnis?
Nach dem Gaststättengesetz des Bundes brauchte keine Erlaubnis, wer nur alkoholfreie Getränke oder zubereitete Speisen verabreicht. Das Gaststättenrecht ist heute aber Ländersache, und die Länder haben es unterschiedlich geändert. Ein Café ohne Alkohol kommt deshalb oft ohne Erlaubnis aus. Sobald du Wein, Sekt oder Bier ausschenkst, ändert sich das je nach Land.
In Hessen, Brandenburg, Niedersachsen, Sachsen, Sachsen-Anhalt, Thüringen und im Saarland ist der Alkoholausschank nach Angaben von starting-up.de nur noch anzeigepflichtig. Baden-Württemberg hat die Erlaubnis zum 1. Januar 2026 durch ein Anzeigeverfahren ersetzt. In den übrigen Ländern gilt weiterhin ein Erlaubnisverfahren.
Die Gaststättenunterrichtung der IHK ist in Baden-Württemberg weiter nötig, in Brandenburg, Bremen, Hessen, Niedersachsen, im Saarland, in Sachsen, Sachsen-Anhalt und Thüringen laut DIHK nicht. Wie das Verfahren genau läuft, erklären wir im Ratgeber zur Gaststättenerlaubnis. Frag bei Gewerbeamt und IHK nach, bevor du planst.
Ausstattung: was ein Café wirklich braucht
Die Ausstattung ist meist der größte Investitionsposten. Kaufe vom Angebot her, nicht vom Wunsch. Die Tabelle zeigt, wofür du Geld einplanst. Preise nennen wir bewusst nicht, denn sie hängen von Marke, Alter und Händler ab: Hol mindestens drei Angebote ein.
| Bereich | Typische Posten | Spar-Tipp |
|---|---|---|
| Kaffee | Siebträger- oder Vollautomat, Mühle, Wasserfilter, Milchkühlung | Mühle nicht sparen, sie bestimmt die Qualität |
| Kühlung und Lager | Kühlvitrine, Unterbaukühlung, Tiefkühler, Regale | Gebrauchte Kühlgeräte prüfen lassen |
| Küche | Spülmaschine, Backofen, Induktion, Arbeitsflächen, Handwaschbecken | Nur das, was die Karte verlangt |
| Gastraum | Möbel, Theke, Beleuchtung, Geschirr, Gläser | Mieten oder gebraucht kaufen |
| Technik | Kassensystem mit Kassensicherungsverordnung, WLAN, Musikanlage | Zertifizierte Kasse vor dem Kauf prüfen |
| Hygiene | Reinigungsmittel, Reinigungsplan, Temperaturprotokolle | Vorlagen nutzen statt neu erfinden |
Bei Gebrauchtgeräten gilt: Lass Kühl- und Spülgeräte vor dem Kauf von Fachleuten prüfen. Eine ausgefallene Kühlung am ersten Wochenende kostet mehr als der Aufpreis für ein neues Gerät.
Kalkulation: Rechenbeispiel für Kaffee und Kuchen
Als grober Richtwert wird der Wareneinsatz in der Gastronomie häufig mit rund 30 Prozent des Nettoumsatzes angesetzt. Bei Kaffee liegt er meist niedriger, bei Frühstück und Kuchen höher. Rechne jede Position einzeln.
Das folgende Beispiel ist erfunden und zeigt nur den Rechenweg. Ein Cappuccino kostet 3,80 Euro auf der Karte. Seit 1. Januar 2026 gilt für Speisen in der Gastronomie dauerhaft der ermäßigte Satz von 7 Prozent. Für Milchgetränke mit mindestens 75 Prozent Milchanteil gilt nach Angaben von fuer-gruender.de ebenfalls 7 Prozent, für andere Getränke bleiben es 19 Prozent. Prüfe deinen Fall mit der Steuerberatung.
- Brutto 3,80 Euro geteilt durch 1,07 ergibt netto rund 3,55 Euro.
- Wareneinsatz: Kaffee, Milch, Zucker und Becher kosten zusammen zum Beispiel 0,90 Euro.
- 0,90 geteilt durch 3,55 ergibt rund 25 Prozent Wareneinsatz.
- Von den 2,65 Euro, die bleiben, bezahlst du Personal, Miete, Energie und alles andere.
Entscheidend ist die Menge. Wenn Miete, Personal und sonstige Kosten im Monat zusammen 14.000 Euro betragen, brauchst du im Beispiel etwa 5.300 Cappuccino, um sie zu decken. Das sind rund 180 pro Tag. Mach diese Rechnung für dein Konzept, bevor du den Mietvertrag unterschreibst.
Kosten und Finanzierung
Ein Café braucht oft weniger Küchentechnik als ein Restaurant, aber hochwertige Kaffee- und Kühltechnik und eine Reserve für die Anlaufzeit. Welche Summen dabei zusammenkommen, erklären wir im Ratgeber zu den Kosten einer Restaurant-Eröffnung, der für Café und Bar sinngemäß gilt.
Wer von der Arbeitslosigkeit aus startet, kann bei der Agentur für Arbeit einen Gründungszuschuss beantragen. Voraussetzungen und Beträge nennen wir im Ratgeber zu den Kosten. Für Kredite ist der ERP-Gründerkredit StartGeld der KfW der bekannte Weg über die Hausbank.
Die letzten Wochen vor der Eröffnung
Gäste suchen ein Café, bevor es eröffnet. Zeig mit Fotos den Fortschritt und leg das Google-Unternehmensprofil früh an. Plane ein Probe-Wochenende mit Freunden und Nachbarn, um Abläufe an Maschine und Theke zu testen.
- Öffnungszeiten, Adresse und Karte online, bevor die Tür aufgeht.
- Allergene und Zusatzstoffe auf der Karte kennzeichnen, das ist Pflicht.
- Reinigungs- und Temperaturprotokolle vorbereiten.
- Dienstplan für die ersten Wochen festlegen und Aushilfen einarbeiten.
- Lieferanten für Kaffee, Milch, Backwaren und Getränke vergleichen und Lieferzeiten klären.
Die allgemeine Checkliste vom Konzept bis zum ersten Gast findest du im Ratgeber „Restaurant eröffnen: Die Checkliste".
Personal und Öffnungszeiten im Café
Ein Café hat zwei Wellen: den Morgen mit Frühstück und Kaffee zum Mitnehmen und den Nachmittag mit Kuchen und Treffen. Dazwischen liegt oft ein Loch. Plane deine Besetzung entlang dieser Wellen, nicht entlang der Öffnungszeiten, und schreib den Dienstplan so, dass zu den Spitzen mehr Leute da sind als in der Flaute.
Für Beschäftigte gilt seit 1. Januar 2026 der gesetzliche Mindestlohn von 13,90 Euro pro Stunde, am 1. Januar 2027 steigt er auf 14,60 Euro. Rechne Aushilfen und Minijobs sauber, denn Sozialversicherung, Urlaub und Krankheit gehören dazu. Wer allein im Laden steht, braucht für Pausen und Einkauf eine Vertretung.
Beginne mit Öffnungszeiten, die du halten kannst, und erweitere sie später. Ein Café, das mal um acht und mal um neun öffnet, verliert Stammgäste. Gäste prüfen Zeiten bei Google, ehe sie losgehen, also pflege sie dort und auf der Website.
Typische Fehler beim Café
Viele Cafés scheitern nicht am Kaffee, sondern an der Rechnung. Diese Fehler sind vermeidbar.
- Zu große Karte: Frühstück, Mittagstisch, Torten und Bowls gleichzeitig überfordern Küche und Einkauf.
- Zu viel Fläche für zu wenig Gäste: Miete und Heizung laufen auch bei leeren Tischen.
- Keine Rechnung pro Tasse: Wer den Wareneinsatz nicht kennt, merkt Verluste erst auf dem Kontoauszug.
- Zu billig starten: Ein Eröffnungspreis, den du nie wieder erhöhen kannst, ist teurer als jede Anzeige.
- Keine Reserve für die Flaute im Januar und im Hochsommer.
Website, Karte und Dienstplan vor dem ersten Gast
tischlein bringt dein Café online, bevor du die Schlüssel hast: Website mit Öffnungszeiten, digitale Karte mit Allergenen und einen Dienstplan, der Ruhezeiten kennt. Du sagst dem Chat, was du brauchst, und prüfst die Vorschau.
Für neue Cafés gibt es einen Startup-Rabatt auf die Abos, die Bedingungen stehen im Startup-Center unter /gruenden.
Häufige Fragen
Was kostet es, ein Café zu eröffnen?
Das hängt von Lage, Größe, Zustand der Räume und Konzept ab, deshalb nennen wir keine Pauschale. Liste Umbau, Kaffee- und Kühltechnik, Möbel, Kassensystem, Kaution und eine Reserve für die ersten Monate auf, hol Angebote ein und rechne mit Gründungsberatung nach.
Brauche ich eine Gaststättenerlaubnis für ein Café?
Für ein Café ohne Alkohol oft nicht, mit Alkoholausschank hängt es vom Bundesland ab. In mehreren Ländern genügt eine Anzeige, in anderen brauchst du eine Erlaubnis. Gewerbeamt und IHK sagen dir verbindlich, was bei dir gilt.
Lohnt sich ein eigenes Café?
Das entscheidet deine Rechnung: Miete, Personal und Wareneinsatz müssen mit den Gästen auskommen, die du täglich erreichst. Rechne die Mindestzahl an Bons pro Tag aus und prüfe, ob dein Standort sie bringt. Hilfe gibt eine Gründungsberatung der IHK.
Welche Ausbildung brauche ich, um ein Café zu eröffnen?
Eine bestimmte Ausbildung ist für ein Café in der Regel nicht vorgeschrieben. Pflicht sind die Belehrung nach Infektionsschutzgesetz und, je nach Land, die Unterrichtung bei der IHK. Praktische Erfahrung im Service, an der Maschine und in der Kalkulation hilft trotzdem enorm.
Wie viele Gäste braucht ein Café pro Tag?
Das hängt von Bon-Höhe, Miete und Personalkosten ab. Teile deine monatlichen Fixkosten durch den Rohertrag pro Bon, dann kennst du die Mindestzahl. Rechne dann mit Wochenenden und schwächeren Tagen im Durchschnitt.
Weiterlesen
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- Kalkulation Gastronomie → Wareneinsatz und Verkaufspreis je Getränk und Gericht rechnen.
- Reinigungsplan Gastronomie → Reinigungspläne für Küche, Gastraum und mehr.
- Restaurant eröffnen: Die Checkliste von der Idee bis zum ersten Gast →
- Was kostet es, ein Restaurant zu eröffnen? Investition, laufende Kosten, Finanzierung →
- Gaststättenerlaubnis und Konzession: Wann du sie brauchst und wie du sie bekommst →
- Lexikon: Barista →
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- Lexikon: FIFO →