Abrir un restaurante: la lista de comprobación de la idea al primer cliente

La respuesta en breve

Quien quiere abrir un restaurante o una cafetería necesita, en este orden: un concepto, una ubicación adecuada, una financiación calculada, los permisos de los organismos competentes, equipamiento, personal, carta, web y un plan para la inauguración. Cuenta con varios meses de antelación. Los permisos varían según la ciudad y el tipo de negocio, por eso acláralos pronto con las autoridades.

La lista de pasos de un vistazo

Montar un negocio son muchos pasos pequeños que dependen unos de otros. Sin ubicación no hay permiso, sin permiso no hay equipamiento. La tabla muestra el orden y cuánta antelación conviene prever aproximadamente.

Concepto y ubicación

Empieza con una respuesta clara a tres preguntas: ¿quién debe venir, qué reciben los clientes en tu local y por qué deberían volver? Una cafetería con desayuno y menú del mediodía necesita otros espacios que un restaurante de cenas o un bar. Escribe el concepto en una página: público objetivo, oferta, nivel de precios, horarios, rasgo distintivo.

En la ubicación cuentan el paso de gente, la accesibilidad, la terraza, los vecinos y la competencia. Ve a distintas horas del día y cuenta transeúntes. Comprueba si los locales pueden usarse para hostelería, si es posible una salida de humos y qué condiciones traen el ruido y los vecinos.

Calcular a grandes rasgos la financiación

Un cálculo exacto pertenece al plan de negocio, que elaboras con asesoría fiscal o asesoramiento a emprendedores. Para la estimación, enumera estas partidas.

• Costes únicos: reforma, cocina, mobiliario, tecnología, fianza, equipamiento inicial, web, inauguración.
• Costes corrientes al mes: alquiler, personal, coste de materia prima, energía, seguros, software, publicidad.
• Colchón para los primeros meses, en los que las ventas aún no son estables.
• Capital propio y posibles créditos, por ejemplo mediante el banco de siempre o programas de ayudas.

Importante es el Wareneinsatz (coste de materia prima): como referencia aproximada, en la hostelería se suele fijar en torno al 30 por ciento de las ventas netas, según concepto y precios. Con la herramienta de escandallo lo calculas para tus platos. La financiación y todas las cuestiones fiscales las aclaras con asesoría fiscal y banco.

Permisos: a dónde dirigirte

Qué autorizaciones necesitas depende del estado federado, la ciudad y el tipo de negocio. Aquí solo nombramos los organismos a los que acudir. Pregunta pronto allí, porque algunos trámites duran semanas.

• Gewerbeamt (oficina de actividades económicas) de la ciudad o municipio: alta de la actividad y cuestiones sobre la autorización de hostelería.
• Industrie- und Handelskammer (IHK, cámara de comercio e industria): asesoramiento para la creación y para el procedimiento de información obligatoria del sector de hostelería.
• Lebensmittelüberwachung (control alimentario) en la oficina veterinaria o de orden público: alta del negocio alimentario y normas de higiene.
• Bauamt y Ordnungsamt (urbanismo y orden público): uso de los locales, protección contra incendios, zona exterior y horarios.
• Finanzamt (hacienda) y Berufsgenossenschaft (mutua profesional): alta del negocio y de los empleados.

Detalles legales como autorización, concesión u horario de cierre obligatorio (Sperrzeit) varían según el lugar. Fíate de la información del organismo y de un asesoramiento, no de lo que se dice por ahí.

Equipamiento, personal y carta

Cuenta con retrasos en cada uno de estos pasos. Los artesanos están ocupados, los equipos tienen plazos de entrega, las autoridades piden aclaraciones. Un colchón de uno a dos meses en el calendario y en el presupuesto te protege de abrir con los bolsillos vacíos.

Planifica la cocina al revés, desde el plato: ¿qué hay en la carta y qué equipos, refrigeración y espacio de almacén necesita? Compra solo lo que exige la carta. Los equipos de segunda mano ahorran dinero, pero hazlos revisar antes de comprar.

En el personal empiezas por los puestos clave: dirección de cocina, sala, apoyo. Publica pronto las ofertas, porque el buen personal escasea. Fija jornadas, formación inicial y cuadrante antes de abrir.

Mejor una carta corta que larga. De cinco a ocho platos principales bastan para empezar, la calidad se mantiene constante y las compras siguen siendo manejables. Calcula cada plato y señala correctamente alérgenos y aditivos; es obligatorio.

Web, imagen e inauguración

Los clientes te buscan antes de que abras la puerta. Empieza cuatro semanas antes de la inauguración con una web sencilla, un perfil de empresa de Google y una cuenta de Instagram. Muestra el avance de la obra, el equipo y la carta. Así nace la ilusión y el primer día ya tienes reservas.

1. 1 Publicar la web con dirección, horarios, carta y reserva online.
2. 2 Crear y confirmar el perfil de empresa de Google.
3. 3 Organizar una cena de prueba con amigos, familia y vecinos para probar los procesos.
4. 4 Fijar la fecha de inauguración y anunciarla por todos los canales.
5. 5 En las primeras semanas, recoger y responder reseñas.
6. 6 A las cuatro semanas, revisar cifras: clientes por día, coste de materia prima, horas de personal.

Errores típicos antes de la inauguración

Muchas aperturas no fracasan por la idea, sino por la planificación y la liquidez. Estos errores se pueden evitar.

• Cálculo demasiado justo: reforma y permisos casi siempre duran más y cuestan más de lo previsto.
• Aclarar los permisos demasiado tarde y firmar el contrato de alquiler antes de saber si el uso está permitido.
• Una carta demasiado grande que desborda compras, cocina y almacén.
• Poco personal o contratado demasiado tarde, de modo que la inauguración arranca en el caos.
• Sin planificación de marketing: la puerta se abre, pero nadie lo sabe.

Los primeros 90 días tras la inauguración

La inauguración no es una meta, sino el comienzo del aprendizaje. En los primeros tres meses se decide si tu concepto se sostiene. Elige momentos fijos para revisar cifras y reajustar.

1. 1 Semana 1 a 2: observar los procesos en cocina y sala, anotar cuellos de botella y reducir la carta.
2. 2 Semana 3 a 4: evaluar por primera vez coste de materia prima, costes de personal y ventas por día de la semana.
3. 3 Mes 2: ajustar los horarios si ciertas franjas quedan vacías y probar platos del día o promociones.
4. 4 Mes 3: evaluar reseñas, dirigirte a los habituales y planificar los tres meses siguientes.

Una cafetería con buen café y servicio rápido suele necesitar antes clientes de paso, un restaurante de cenas en cambio reservas y recomendaciones. Orienta tu evaluación a tu concepto.

Preguntas frecuentes

Sigue leyendo

• Escandallo de hostelería → Calcula coste de materia prima y precio de venta por plato.
• Plan de limpieza de hostelería → Planes de limpieza para cocina, sala y más.
• Web para restaurantes → La web que ya está lista antes de la inauguración.
• Marketing de restaurante con poco tiempo: 30 minutos a la semana →
• Glosario: Wareneinsatz (coste de mercancía) →
• Glosario: Food cost →
• Glosario: Mise en place →